4 octobre 2017
Category BLOGUE
4 octobre 2017,
 1

 

 L’IMPORTANCE DE DOCUMENTER

| par David Rompré |

 

Compétences et connaissances sont au cœur de chaque entreprise. L’utilisation des équipements et des technologies, la mise au point de méthodes de travail et les relations avec les clients font qu’un savoir spécifique s’y développe. Détenue par les employés, cette expertise peut toutefois se perdre lors de leur départ. L’attrition représente ainsi un double défi. Heureusement, des solutions existent.

 

Le savoir aussi se gère

Les postes et les tâches n’ont pas tous la même importance hiérarchique au sein d’une entreprise. Cela dit, il ne faut jamais sous-estimer l’effet de synergie au travail. Ce que sait d’instinct un employé expérimenté fait parfois toute la différence en matière de rendement. Il est donc avisé d’inclure dans la culture d’entreprise une réelle préoccupation quant à la conservation et à la transmission de toutes les connaissances.

Ce principe de précaution s’inscrit dans la gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre. Au-delà des plans de croissance et d’embauche, il s’agit de gérer le capital de connaissances de l’entreprise de manière à ce que ce dernier soit optimisé et sans cesse exploité.

C’est d’ailleurs grâce à une bonne gestion des savoirs — à la base des compétences et des savoir-faire — que peut être réalisé le fameux transfert des connaissances, un processus qui garantit le dynamisme d’une entreprise, quoi qu’il arrive du côté de sa main-d’œuvre*.

 

Des impacts concrets

Au bureau ou à l’usine, les jeunes employés doivent pouvoir compter sur des informations et sur des données utiles concernant les procédures, les devis, les priorités, etc. Gérer les connaissances commence par la collecte des savoirs fondamentaux auprès des employés expérimentés. Peuvent ainsi être constitués des ouvrages de référence, des guides, des protocoles, etc.

Dans les secteurs où les choses évoluent rapidement, il est également pertinent d’apprendre aux employés à colliger eux-mêmes l’information et à la stocker, ne serait-ce que sommairement.

Un autre aspect de la gestion des connaissances est d’ailleurs de consacrer une attention particulière à la mise en forme des connaissances accumulées pour qu’elles puissent être facilement intégrées. Ainsi, l’entreprise pourra :

  – éviter de se retrouver sans solution après le départ de ses spécialistes;

  – profiter des leçons apprises des projets antérieurs et ne pas répéter les mêmes erreurs;

  – mieux réagir et mieux s’adapter aux changements dans son domaine d’activités;

  – avoir la capacité de faire circuler l’information en abaissant le risque de distorsion;

  – structurer ses programmes de formation continue pour les employés.

 

Connaissances explicites et connaissances tacites

Les connaissances explicites sont celles qui sont connues de l’entreprise. On les retrouve dans les écrits, les systèmes de classement, les archives, l’informatique, etc. Bref, c’est la documentation officielle (cahiers de charge, normes, catalogues, procédures, feuillets corporatifs, etc.).

Les connaissances tacites (ou implicites) sont celles qui ne sont, pour ainsi dire, que dans la tête des employés. Intangibles, elles sont acquises par l’expérience, la pratique, la discussion ou l’observation. Elles résultent des échanges entre les individus sur une longue période.

Dans la grande majorité des cas, les connaissances qui ont un impact sur le fonctionnement et la productivité de l’entreprise sont à 75% tacites et à 25% explicites. Or, ce sont justement les connaissances tacites que les entreprises peuvent «échapper».

 

Profiter de chaque atout

La dernière chose qu’un gestionnaire ou qu’un PDG souhaite est de voir un employé expert quitter l’entreprise et offrir ses services à un concurrent avant qu’il n’ait pu «faire une copie» de son savoir. L’avant-dernière chose : que ses spécialistes prennent leur retraite sans avoir consigné au préalable leurs connaissances dans des documents de référence.

La gestion des connaissances apporte de la stabilité, elle assure la compétence globale de l’entreprise, quoi qu’il advienne. En rendant explicites les connaissances tacites, la phase de documentation est l’assise d’une telle pérennité. Cette opération passe par une collecte et une mise en forme de l’information détenue par le personnel.

 

Le succès durable grâce à la documentation

Avoir une idée précise de tout ce qui est maîtrisé à l’interne, savoir où se trouve l’information, être en mesure de profiter de l’expertise peu importe qui est en poste, voilà qui facilite grandement le travail d’un dirigeant. Et qui est bénéfique pour son entreprise.

Main-d’œuvre vieillissante, évolution de la technologie, concurrence étrangère…, nombreuses sont les raisons qui rendent aujourd’hui nécessaire le processus de transmission des connaissances en entreprise.

Pour conserver et pérenniser l’expertise acquise, rien ne vaut au départ une bonne documentation.

____________________

* Source : Guide sur le transfert des connaissances, CAMAQ, 2013.

 


 

One response on “Transfert des connaissances

  1. Nathalie Stoltz dit :

    Bonjour,
    Quel article intéressant!

Laisser un commentaire

Votre adresse courriel ne sera pas publiée.